FI/8/98

Le coin des curieux
Présentation d'Outlook

Jacqueline Frey, arobasque

Outlook, programme de gestion d'information de bureau faisant partie de la famille Office, vous aide à gérer votre courrier, vos rendez-vous, contacts et tâches journalières. Il vous permet également de suivre les activités, d'ouvrir et d'afficher les documents ainsi que de partager des informations avec vos collègues.

Afin de vous donner une idée un peu plus précise des fonctionnalités de ce logiciel et en quoi il peut vous être utile, vous trouverez ci-après une brève description de ses multiples possibilités.

Le module «Calendrier»

Permet d'assurer le suivi de votre agenda et de planifier des réunions avec d'autres personnes. Vous pouvez planifier des événements, tels que des anniversaires ou des séminaires, et indiquer dans votre agenda la disponibilité des plages horaires. Outlook vous prévient lorsqu'une demande de réunion ou un rendez-vous entre en conflit, précède ou suit une réunion ou un rendez-vous planifiés. Utilisez le Navigateur de Dates pour trouver rapidement et afficher des informations dans votre agenda, ainsi que pour déplacer rapidement une activité d'un jour à l'autre. La Liste des Tâches quant à elle permet de visualiser les tâches prévues dans la journée afin d'organiser votre temps de travail. Bien entendu, vous avez la possibilité d'imprimer votre calendrier quotidien et hebdomadaire, ainsi que votre liste des tâches.

Le module «Tâches»

Permet d'organiser votre liste des choses à faire personnelles et/ou professionnelles. Vous pouvez afficher votre liste des tâches dans le calendrier afin de visualiser rapidement les tâches qui doivent être réalisées à une date donnée ceci afin de planifier le temps de travail nécessaire. Ce module permet également d'indiquer le pourcentage de réalisation d'une tâche. A l'aide d'Outlook, classez rapidement votre travail par ordre de priorité et assignez des tâches à d'autres utilisateurs.

Le module «Contacts»

Permet d'assurer la mise à jour et la disponibilité des informations relatives à vos contacts professionnels et personnels. Trie et classe les contacts comme vous le souhaitez; stocke plusieurs noms de rue, numéros de téléphone et adresses de messagerie électronique pour chaque contact. Ce module permet également d'accéder directement à la page World Wide Web d'un contact quelconque.

Le module «Journal»

Permet d'enregistrer les interactions avec les contacts importants, d'enregistrer les éléments (tels que les messages électroniques) et les fichiers Outlook qui vous sont précieux. Enregistre tous les types d'activités en assurant leur suivi sans que vous deviez vous rappelez leur emplacement d'enregistrement. Le Journal Automatique garde une trace de vos activités réalisées avec les contacts spécifiés. Ce module vous offre également la possibilité d'enregistrer toutes les activités, conversations et lettres comprises et même de suivre la durée d'une conversation téléphonique ou de toute autre activité.

Le module «Notes»

Permet de prendre des notes rapides - à la manière des Post-it - en guise de rappels (questions, idées, instructions, etc.) ou d'inscrire du texte dans des notes afin de le réutiliser ailleurs. Vous pouvez afficher et parcourir rapidement les notes contenues dans un tableau d'affichage et les regrouper par catégories.

Le module «Fichiers»

Ce module sert de Gestionnaire de Fichiers puisqu'il offre la possibilité d'afficher, de trier, d'ouvrir et éventuellement de partager vos fichiers de travail sans passer par l'Explorateur de Windows. La copie, le déplacement et la suppression de fichiers sont également possibles dans ce module.

Nouveautés

Des cours Outlook ont été agendés en novembre; consultez la rubrique formation.


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© FI-8-98 du 20 octobre 1998