Accord EPFL ­ Microsoft une licence de site en bureautique

par Fred-Ami Rougemont, SIC-Informatique individuelle


Le texte ci-après a été publié dans Info CI, le bulletin d'information publié par le Centre informatique de l'Université de Lausanne. Il est repris, adapté, avec l'autorisation de son auteur, Monsieur Pierre Magnenat.

Le contrat en cours de signature entre l'EPFL et Microsoft va permettre à chaque collaborateur de l'EPFL d'installer Word, Excel et Powerpoint sur son poste de travail, Mac ou PC, légalement et sans complications inutiles.

L'Arlésienne a fini par se montrer. Depuis le temps qu'on l'espérait, on n'y croyait plus, et on s'était fait à l'idée que l'on devrait se contenter de médiocres doublures. Et voilà qu'elle surgit, et même qu'elle est assez sexy.

Une politique de licences adaptée aux conditions universitaires a été présentée cet été par Microsoft sous la forme du programme «Select Education». Les prix proposés des droits de copie sont très attractifs, moyennant un engagement d'achat d'un nombre élevé de licences. Pour résoudre ce problème de volume, Microsoft et la Confédération (OCFIM) ont signé pour deux ans un contrat cadre qui englobe les écoles polytechniques et les universités cantonales.

Nous décrivons ci-dessous la solution adoptée par l'EPFL.

La solution EPFL

Le programme Microsoft Select Education comprend deux types majeurs de licences: le MVLP (Microsoft Variable License Pak) et le MELP (Microsoft Enterprise License Pak) .
Le MVLP consiste en l'engagement du client d'acquérir un certain nombre de licences d'un produit, ou groupe de produits, donné. L'avantage est qu'on ne paie que les copies réellement effectuées et utilisées; les particularités de chaque unité sont prises en compte. Par contre, on doit tenir un décompte précis des copies effectuées, et le transmettre à Microsoft chaque trimestre. Le coût administratif de ce décompte a été jugé trop élevé par rapport au faible gain ainsi réalisé.

Le MELP est basé sur l'engagement d'acquérir pour tous les postes de travail éligibles de son entreprise un produit déterminé. Le décompte se fait sur la base du nombre de postes de travail, valeur connue par la centrale d'achat et par l'inventaire des postes sous maintenance.
Nous avons décidé en août d'avancer dans la recherche d'une solution globale pour l'EPFL, aussi simple que possible et concrètement gérable, pour les logiciels de bureautique Microsoft (pour l'essentiel, Word et Excel). L'examen des solutions proposées par Microsoft, du fonctionnement de l'EPFL et des conditions financières nous a conduits à proposer la signature d'un contrat MELP pour le paquet MS-Office (Word, Excel et Powerpoint). Ce paquet est nettement moins cher que Word et Excel pris séparément, particulièrement pour les montants à payer pour avoir droit aux mises à jour. Ce contrat autorisera chaque collaborateur de l'EPFL à disposer d'une copie de ces trois logiciels sur son poste de travail. De plus, chacun aura le droit d'avoir aussi ces logiciels sur l'ordinateur qu'il utilise à la maison.
Cette solution ne coûte que Frs 122.- pour la mise à jour d'un poste déjà équipé légalement de l'un des trois logiciels (le nombre cumulé des licences était largement supérieur au parc des PC et des MAC). Mais notez bien que ce programme ne concerne que les droits de copie. Les média et documentations éventuels seront achetés séparément par le SIC. Ils seront distribués par les DDI dans chaque département.
Cet accord est prévu pour la durée du contrat cadre, à .savoir deux ans. Nous allons commencer par une régularisation complète des postes «éligibles» (voir plus bas), puis, trimestriellement, nous intégrerons les postes de travail nouvellement acquis. Nous avons également demandé à l'OCFIM de souscrire à la distribution des mises à jour pendant la durée du contrat.

Qui va payer?

Toute cette opération de mise en ordre (acquisition et mise à jour) sera financée par les budgets centraux.

Comment procéder?

Une des exigences du programme Select Education est la centralisation de l'ensemble des opérations, pratiques, administratives et financières. Nous allons donc recevoir un ensemble de CD-ROM, que nous mettrons à disposition sur les serveurs habituels, Cyclope et Sicsoft.

Que deviennent les licences existantes?

Leur utilité est fondamentale dans cette opération, ne les jetez pas! En effet, on a tenu compte du nombre de licences des dernières versions de Word et Excel pour établir la proportion MS-Office/Mise-à-jour à Office. Par ailleurs, les postes de travail «éligibles» ont été définis comme étant les postes plus puissants qu'un 286 ou un Mac Plus/SE. En effet, ces postes anciens éprouvent de réelles difficultés à faire tourner les versions récentes des logiciels. Il faut donc continuer pour ces derniers à utiliser les licences acquises précédemment (p. ex. Word 4 pour Mac).

Conclusion

Le programme Select Education de Microsoft, et le contrat cadre en cours de signature par la Confédération, donnent l'occasion à l'EPFL de procéder à une mise à jour globale des logiciels de bureautique les plus couramment utilisés, sur Mac et sur PC. Cette opération majeure, qui permet notamment à l'ensemble de l'EPFL de se régulariser vis-à-vis de la nouvelle loi sur les droits d'auteur, sera financée par les budgets centraux.
Concernant les systèmes d'exploitation, nous attendons une proposition de licence de site MacOS de l'importateur d'Apple. Pour les PC compatibles, une souscription aux mises à jour de MS Windows for Workgroup est également signée dans le cadre du programme Select. Concernant le système d'exploitation DOS, rien ne sera entrepris car les mises à jour de ce produit ne sont pas systématiques et son avenir est compromis (inutile avec la prochaine version «Chicago» de Windows).
Enfin, en ce qui concerne les logiciels FileMaker et MacDraw, tous les Mac de l'Ecole peuvent en être équipés.

Article paru dans le numéro 1-94 du Flash Informatique