FI/7/00

Contrôle des impressions effectuées
par les étudiants au DGR

Le produit Print Manager Plus

Jean-Daniel.Bonjour@epfl.ch, SI-DGR

Introduction

Précédemment basé sous Unix/Solaris, l'environnement informatique d'enseignement du DGR a progressivement migré, depuis une année, sous Windows NT en raison de l'évolution des logiciels d'application qui sont aujourd'hui, dans notre domaine, principalement édités pour ce système d'exploitation. L'adaptation de nos procédures de gestion informatique à Windows n'a pas été chose aisée, principalement en raison de l'opacité du système propriétaire qu'est Windows NT et de son interface-utilisateur essentiellement graphique qui rend l'automatisation de tâches par des scripts plus difficile que sous Unix. L'arrivée du langage de script Perl sous Windows NT (ActiveState Perl, www.activestate.com) nous a été d'un grand secours. L'administration de notre environnement Windows NT d'enseignement s'appuie aujourd'hui sur trois grands axes:

C'est dans cette dernière catégorie d'outils que se trouve le logiciel de contrôle d'impressions Print Manager Plus que nous souhaitons présenter dans cet article. Avec la généralisation de l'informatique dans l'enseignement (usage de didacticiels, d'applications-métier, de logiciels de simulation,...) ainsi que l'importance croissante des outils Internet de communication et d'information (messagerie, Web,...), les besoins d'impression sur papier des étudiants ont considérablement augmenté ces 2 à 3 dernières années, et les outils de contrôle d'impression sont aujourd'hui devenus essentiels pour maîtriser les coûts, détecter les abus, etc.

Print Manager Plus est, avec PCounter (www.pcounter. com ), l'application de contrôle d'impressions la plus connue sous Windows. Développée par la société Software Shelf International Inc. (www.softwareshelf.com ou www. printmanagerplus.com ), son coût est très raisonnable (licence par serveur d'impression, d'un coût inférieur à Frs1000.-, indépendant du nombre de clients). Une version d'évaluation (30 jours) est téléchargeable depuis le site de l'éditeur. Nos expériences se basent sur la dernière version de ce produit (vers. 2.7 pour Windows NT/2000).

Architecture du produit Print Manager Plus

Fig. 1: Architecture et composants du produit Print Manager Plus (PMP)

L'architecture du produit Print Manager Plus (que l'on désignera ci-dessous par l'abréviation PMP) est présentée dans la figure 1. Les différents composants de ce produit sont:

Fig. 2a: Base de donnée «pmquota.mdb» vue depuis Microsoft Access

Fig. 2b: Structure de la base de données pmquota.mdb vue depuis Microsoft Access

Print Manager Plus est capable de contrôler, sur un serveur d'impression Windows NT ou 2000, les impressions provenant des différents types de clients suivants:

Tutes les imprimantes desservies par le serveur d'impression Windows NT/2000 où est installé le PMP Service peuvent être contrôlées, qu'elles soient physiquement raccordées au serveur (sur port série COM, parallèle LPT ou USB) ou servies à travers le réseau (capturées par le serveur d'impression).

Bien que la base de données pmquota.mdb soit au format Access 97, il n'est pas nécessaire de disposer de Microsoft Access pour mettre en oeuvre Print Manager Plus, le contenu de cette base étant gérable par l'outil PMP Administrator. On pourrait en outre accéder à cette base de données depuis n'importe quel applicatif en mode ODBC.

Pour toutes les notifications interactives à l'utilisateur (dépassement de quota, etc.) (voir Figure 3), le produit Print Manager Plus s'appuie sur le Service de Messagerie NT (Service Messenger) qu'il est donc bon de laisser activé.

Fig. 3: Message interactif d'avertissement de dépassement de quota d'impression

Fonctionnalités de Print Manager Plus

Fonctionnalités vues de l'administrateur

Print Manager Plus établit automatiquement la liste des utilisateurs à partir de la base de données des comptes Windows NT/2000 (comptes définis sur un contrôleur de domaine ou définis localement sur une machine). De même, il établit la liste des imprimantes qui peuvent être mises sous contrôle sur la base des imprimantes partagées dans le cadre d'un domaine ou partagées par une machine spécifiée.

Dans le cas d'un réseau comportant plusieurs serveurs d'impression, il est nécessaire d'acquérir une licence PMP par serveur et d'installer le PMP Service sur chaque serveur; tous les serveurs peuvent cependant partager une base de données PMP unique centralisée.

La configuration de PMP et la définition des quotas d'impression s'effectue à partir de l'application PMP Administrator. La fenêtre principale de cet outil fait apparaître les comptes utilisateur et leurs paramètres d'impression respectifs (voir figure 4).

Fig.4: fenêtre principale de Print Manager Plus Administrator

Ceux-ci peuvent être définis individuellement pour chaque utilisateur ou globalement pour un ensemble d'utilisateur (présélectionnés ou appartenant à un groupe NT). Les possibilités de contrôle d'impression, applicables à toutes les imprimantes ou sélectivement, sont les suivantes (voir fig. 5) :

Fig. 5: configuration du quota d'un utilisateur avec Print Manager Plus Administrator

Le comportement de PMP, lorsque les limites ci-dessus sont atteintes, peut être paramétré de façon souple par l'administrateur: détruire le job d'impression, le mettre en pause, envoyer un message interactif à l'utilisateur, etc.

En manipulant directement la base de données pmquota.mdb, l'administrateur peut finalement établir des statistiques et générer des rapports d'impression.

Fonctionnalités vues de l'utilisateur

Le petit utilitaire PMP End User Inquiry Tool peut être installé sur les postes clients (Windows 9x/NT/2000) pour permettre à l'utilisateur de connaître le nombre de pages qu'il a imprimées et le solde de son quota d'impression (voir fig.6). Il lui est également possible (onglet Transfer Pages) de transférer à un autre utilisateur une partie ou le solde de son quota d'impression.

Lorsque son quota d'impression est dépassé, l'utilisateur reçoit automatiquement un message PopUp d'avertissement (voir Figure 3). Celui-ci étant envoyé par le Service de Messagerie Windows NT/2000, cette fonctionnalité n'est donc disponible que sur les clients NT ou 2000.

Il peut être utile de savoir qu'en mode d'impression recto-verso, PMP comptabilise 2 pages par feuille recto-verso imprimée. De même lorsque l'on imprime à raison de 2 pages par page (en réduction A5) ou de 4 pages par page (réduction A6), c'est respectivement 2 pages ou 4 pages qui sont décomptées et non une seule.

Fig. 6: Consultation du quota d'impression par un utilisateur avec Print Manager Plus End User Inquiry Tool

Conclusion

Print Manager Plus est un outil de contrôle d'impression qui s'intègre très proprement dans un environnement d'impression basé sur serveur Windows NT/2000, quels que soient les types de clients (Windows, Macintosh, Unix). Très facile à mettre en place, puisqu'il n'y a rien à installer au niveau des postes de travail (hormis le PMP End User Inquiry Tool, qui est un outil facultatif), il est aussi très simple à configurer.

Sans même qu'il soit nécessaire de définir des quotas d'impression, Print Manager Plus fournit d'utiles informations d'accounting concernant l'impression. C'est principalement dans ce but que nous l'utilisons actuellement au DGR où nous recueillons, depuis une année, les données permettant l'élaboration de statistiques périodiques sur les impressions réalisées par les étudiants. Nous publions ainsi régulièrement un top-20 dans lequel apparaissent les noms des 20 étudiants les plus fort consommateurs en ressources d'impression. Le fait, pour les étudiants, de se savoir contrôlés semble avoir eu un effet modérateur.


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© FI-7-00 du 19 septembre 2000